Pułapka właściciela. Jak zarządzać rozwojem niewielkiej kancelarii?

Prowadzenie indywidualnej kancelarii to prawdziwe wyzwanie. Radcowie i adwokaci pracujący samodzielnie lub w niewielkim zespole łączą wiele ról jednocześnie – są nie tylko prawnikami, ale także menedżerami, sprzedawcami, księgowymi itd. Łączenie wielu ról, brak czasu, presja klientów i konkurencji, niepewność otoczenia – to codzienność wielu z nich. Jednocześnie trudno jest jedynie pracą rąk własnych osiągnąć przychody zapewniające pokrycie kosztów (w tym nowych pracowników) i przyzwoity dochód. Doba ma tylko 24 godziny. Jak zapewnić swojej kancelarii rozwój a jednocześnie znaleźć przestrzeń dla życia pozazawodowego?

O pięciu etapach rozwoju kancelarii i towarzyszących im kryzysach pisałem w tym wpisie.

Sytuację, w której prawnik staje się „wąskim gardłem” dla swojej kancelarii nazywamy „pułapką właściciela”. Ponieważ jest jedyną osobą odpowiedzialną za wszystkie aspekty działalności – jest przeciążony, ma coraz mniej czasu na strategiczne planowanie i działanie, na innowacje czy odpoczynek. Długie godziny pracy prowadzą do wypalenia, a brak innowacji, świeżego spojrzenia i ograniczone „siły wytwórcze” skutkują stagnacją. Przychody i dochody nie rosną.

Kiedy rozmawiam z prawnikami, którzy utknęli w pułapce właściciela, słyszę mniej więcej taki komunikat:

• jestem zmęczony/zmęczona,
• mam aspiracje i pomysły ale nie mam czasu na realizację,
• brakuje mi konsekwencji – nowe inicjatywy grzęzną w codziennych obowiązkach,
• moje dochody nie rosną albo rosną zbyt wolno,
• nie wiem od czego zacząć.

Jak wyrwać się z „pułapki właściciela”?

Wyrwanie się z „pułapki właściciela” możliwe jest tylko wtedy, gdy prawnikowi uda się „wyjść ze swoich butów”, spojrzeć na swoją kancelarię całościowo i opracować koncepcję rozwoju i plan działania. Mówiąc wprost – strategię rozwoju kancelarii.

Strategia to kompleksowy plan, który określa cele kancelarii i ścieżkę ich osiągnięcia, biorąc pod uwagę czynniki wewnętrzne i rynkowe.

Skoro tak wiele przedsiębiorstw działa w oparciu o strategie rozwoju, skoro zarządzanie strategiczne jest przedmiotem obowiązkowym na studiach menedżerskich a słowo „strategia” pojawia się często w mediach, w codziennych rozmowach prawników z klientami, dlaczego tak rzadko widzę indywidualne kancelarie radcowskie i adwokackie działające w oparciu o strategię?

Moim zdaniem wynika to m.in z ograniczających lub błędnych przekonań ich właścicieli.

Najczęściej spotykam się z następującymi:

1. strategia jest potrzebna tylko dużym kancelariom – tymczasem wielkość kancelarii nie ma znaczenia – skala i rodzaj wyzwań stojących przez kancelariami indywidualnymi jest z pewnością inna, niż w dużych kancelariach, ale w obu przypadkach widzimy te same obszary strategiczne – technologizacja, marketing, zespół itd.
2. strategia to tylko marketing – strategia marketingowa (usługi, klient docelowy, promocja itd.) jest częścią strategii rozwoju (zwanej też strategią biznesową). Obejmuje ona wszystkie istotne obszary działalności (organizację pracy, technologie, finanse itd) i dzięki takiemu holistycznemu podejściu możliwe jest ustalenie priorytetów (np. automatyzacja powtarzalnych dokumentów, zdobycie nowych umiejętności czy zatrudnienie asystentki/asystenta).
3. nie ma czasu na tworzenie strategii – w rzeczywistości to właśnie brak strategii powoduje przepracowanie, chaos i konieczność gaszenia pożarów zamiast efektywnej pracy, w której jest czas na działania rozwojowe.
4. strategia to skomplikowany dokument, trzeba mieć szczególne kompetencje – w przypadku indywidualnej kancelarii prawnej to zazwyczaj kilkustronicowy dokument z częścią opisową oraz planem działania.

Od czego zacząć?

Proces tworzenia strategii dla kancelarii zaczyna się od analizy wewnętrznych i zewnętrznych czynników, które mają wpływ na jej rozwój.

Obejmuje to refleksję nad mocnymi stronami kancelarii, takimi jak unikalne umiejętności, doświadczenie w określonych obszarach prawa, a także nad jej słabościami, jak np. brak technologii wspierających pracę czy niewystarczająca organizacja. Warto również zidentyfikować wynikające z otoczenia rynkowego szanse, które mogą wpłynąć na rozwój kancelarii, np. rosnący popyt na usługi prawnicze w określonych dziedzinach, oraz zagrożenia, takie jak spadek popytu na niektóre usługi w związku z automatyzacją. Diagnozę silnych i słabych stron warto przeprowadzić nie tylko na podstawie własnych przemyśleń, ale także na podstawie rozmów z klientami, pracownikami, z konsultantami zewnętrznymi.

Podsumowaniem prac jest zdefiniowanie misji, wizji i propozycji wartości. Misja opisuje główny cel istnienia kancelarii – dlaczego istnieje, komu i jak służy. Wizja określa aspiracje – czym ma być kancelaria w horyzoncie 3-5 lat, lub dłuższym. Propozycja wartości to zestaw cech, które powodują, że klient wybiera tę, a nie inną kancelarię (np. dzięki unikalnym kompetencjom językowym albo wyjątkowej jakości obsługi). Zdefiniowanie misji, wizji oraz propozycji wartości jest punktem wyjścia do określenia celów strategicznych i działań (projektów), które do nich doprowadzą.

Jak to wdrożyć?

Wdrażanie strategii polega na konsekwentnym realizowaniu zaplanowanych działań (projektów), monitorowaniu stanu ich realizacji oraz okresowych aktualizacji planu wynikających m.in. z opóźnień w projektach, pojawiających się nieoczekiwanych zdarzeń, szans itp.

W 1-3 osobowej kancelarii strategia obejmuje zazwyczaj ok. 5-10 działań (projektów) strategicznych (przykład: wdrożenie oprogramowania do zarządzania kancelarią, zatrudnienie asystenta, podniesienie kompetencji w wykorzystaniu AI itd.). Są to zazwyczaj niezbyt obszerne projekty składające się z kilkunastu-kilkudziesięciu zadań.

Im większa kancelaria, tym większa złożoność i tym więcej projektów powinna i jest w stanie prowadzić. W kancelariach 10-30 osobowych, jak wynika z naszych doświadczeń, tych projektów jest więcej – zazwyczaj 15-25.

… i jak to pogodzić z codziennością?

Wdrożenie to najtrudniejsza część i duże prawdopodobieństwo, że zaplanowane projekty strategiczne ugrzęzną w prozie dnia codziennego.

Obsługa klientów, pozyskiwanie nowych, czynności administracyjne skutecznie odciągają od realizacji ważnych (strategicznych) ale nie pilnych zadań. W ich miejsce “wciskają się” działania ważne i pilne (związane zazwyczaj z obsługą klientów) lub nieważne, ale pilne (np. załatwianie spraw administracyjnych). Ponadto, gdy po całym dniu pracy merytorycznej trzeba jeszcze realizować działania strategiczne, które przynoszą efekty w odroczonym czasie, często wygrywa zmęczenie, pojawia się prokrastynacja.

Jest kilka kluczowych elementów, które mogą wzmocnić dyscyplinę wdrażania strategii, takich jak:

• metodyka projektowa, 
• wspólna praca w zespole, 
• delegowanie zadań,
• regularne spotkania statusowe, 
• priorytetyzacja,
• stosowanie narzędzi do zarządzania zadaniami,
• pomiary wskaźników KPI,
• mentoring i doradztwo wspierające realizację celów strategicznych (jest to zresztą jedna z usług świadczonych przez zespół Nowoczesnej Kancelarii).

Podsumowując…

• Uporządkowany rozwój kancelarii wymaga strategicznego podejścia, konsekwentnego wdrażania planu oraz monitorowania efektów.
• Strategia nie musi być skomplikowanym dokumentem – ważne aby zawierała opisane wcześniej elementy.
• Jednym z największych zagrożeń jest “pułapka właściciela”, gdzie właściciel kancelarii sam staje się “wąskim gardłem” we wdrażaniu strategii.
• Wyrwanie się z “pułapki właściciela wymaga szeregu skoordynowanych działań i jest warunkiem niezbędnym, aby strategia była realizowana a kancelaria rozwijała się w harmonijny sposób.
• W Nowoczesnej Kancelarii pomagamy takim jak Ty w formułowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju. Więcej informacji o tej usłudze znajdziesz na dedykowanej stronie. Zapisy trwają.

Szczegółowy opis metodologii tworzenia strategii w niewielkiej kancelarii, wraz z szablonami i licznymi przykładami, opisujemy w poradniku „Strategie konkurowania indywidualnych kancelarii radców prawnych”, który znajdą Państwo tutaj.