Błędy we wdrażaniu oprogramowania w kancelariach prawnych mogą mieć poważne konsekwencje dla efektywności pracy, jakości obsługi klienta i finansów. Przedstawiamy sześć głównych błędów, które są często popełniane w procesie wdrażania, a które wskazali nam sami producenci programów.
Po wyczerpujące informacje odsyłamy do raportu “Programy dla kancelarii 2024” – link do pobrania tutaj.
- Powierzchowna analiza potrzeb i celów
Jednym z kluczowych błędów jest brak precyzyjnego określenia celów wdrożenia oraz konkretnych wymagań funkcjonalnych i technicznych. Często opieramy decyzję o zakupie oprogramowania wyłącznie na opinii innych kancelarii lub na cenach, nie biorąc pod uwagę indywidualnych potrzeb i specyfiki działalności swojej kancelarii. Bez jasno sprecyzowanego celu i wymagań, trudno jest wybrać odpowiedni system, który rzeczywiście wspomoże działalność kancelarii.
- Niepełne wykorzystanie możliwości systemu
Kolejnym błędem jest niewystarczające i nieregularne szkolenie w zakresie wykorzystywania pełnego potencjału oprogramowania. Obserwujemy, że pracownicy korzystają tylko z podstawowych funkcji i nie wykorzystują wszystkich dostępnych możliwości programu. Dlaczego? Nie mają świadomości, nie mają ochoty, przyzwyczaili się… Lista powodów jest długa, na każdy można znaleźć proste rozwiązanie. Czytaj newslettery od producentów, przeglądaj ich stronę internetową, bądź w kontakcie z przedstawicielem ds. obsług klienta. Programy cały czas się rozwijają. Niewykorzystywanie ich możliwości ogranicza efektywność pracy i spowalnia zwrot z inwestycji.
- Brak regularnego monitoringu efektywności procesów
Po wdrożeniu oprogramowania zdarza się zapominać o konieczności ciągłego monitorowania i doskonalenia procesów pracy z jego wykorzystaniem. Brak systematycznej analizy i oceny efektywności pracy może podobne negatywne konsekwencje jak w punkcie wyżej.
- Brak zaangażowania i konsekwencji w wdrożeniu
Wdrożenie nowego systemu wymaga zaangażowania wszystkich pracowników, dyscypliny oraz konsekwencji w korzystaniu z niego. Musimy wyrobić sobie nowe nawyki, statystycznie potrzebujemy na to 40 dni. Zdarza się, że pracownicy są słabo zmotywowani do nauki obsługi nowego oprogramowania, nie widzą potrzeby, nie mają czasu. Wynika to z braku wiedzy o powodach i celach wdrożenia. Jeżeli nie potrafisz odpowiedzieć na pytanie “dlaczego wdrażamy ten system” – to całkiem prawdopodobne, że wcale go nie potrzebujesz…
- Brak komunikacji o zmianach
Wprowadzenie nowego systemu wymaga przemyślanej komunikacji do pracowników, wszak zmiana najczęściej dotyka wszystkich obszarów działalności kancelarii. Pomijanie tego kroku lub traktowanie go jako pobocznej sprawy może prowadzić do oporu pracowników i braku akceptacji nowych rozwiązań.
- Zignorowanie kwestii bezpieczeństwa danych
Bezpieczeństwo danych klientów jest kluczowe w kancelariach prawnych. Zdarza się, że przy wdrażaniu nowego oprogramowania kancelarie bagatelizują kwestie związane z bezpieczeństwem danych, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i reputacyjnych w przypadku wycieku lub utraty danych. Warto zatem zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i polityki bezpieczeństwa już na etapie wdrożenia oprogramowania.
Przygotowując listę porad skorzystaliśmy z wypowiedzi następujących osób:
Krzysztof Tarasek, współzałożyciel i członek zarządu Baseline
Maciej Priebe, CEO
Stanisław Zasada, COO i współtwórca WorkTime Expert
Marcin Szymankiewicz, Członek zarządu grupy Advisor
Krzysztof Ogorzałek współtwórca Mecenas.iT
r.pr. Rafał Rogala, wspólnik wydawcy narzędzia BlinKRS opracowanego przez Just Blink Rogala, Jachemek sp.j.
Grzegorz Zborowski, współautor systemu Applex
Krzysztof Bitel, członek zarządu Kambit sp. z o.o.
Piotr Bereziwicz, Prezes AbiFlow
Piotr Sarecki CEO Solvbot, producenta oprogramowania Infino Legal
Aidas Kavalis, Co-Founder & CPO Amberlo
Witold Wydmański, współzałożyciel Gaius Lex
Katarzyna Grzywacka, twórca Lobster
Marcin Zręda, Dyrektor Strategiczny Rynku Usług Prawnych i Przedsiębiorstw, Wolters Kluwer Polska
Chcesz wiedzieć więcej?
- Pobierz raport „Programy do zarządzania kancelarią prawną 2024„
- Umów odpłatną konsultację w sprawie wyboru programu dla Twojej kancelarii tutaj
- Dołącz do Nowocześnika:
Dodaj komentarz