Wdrożenie programu do zarządzania kancelarią to krok, który może znacząco wpłynąć na efektywność pracy zespołu oraz podnieść satysfakcję z wykonywanej pracy. Odpowiednie przygotowanie i podejście są kluczowe dla osiągnięcia sukcesu. Na podstawie wypowiedzi producentów oprogramowania oraz naszych własnych doświadczeń projektowych, przedstawiamy szereg porad dla prawników rozważających zakup i wdrożenie nowego programu dla kancelarii.
Ten artykuł to poszerzenie informacji, które nie zmieściły się w wydanej w kwietniu 2024 roku 3. edycji raportu “Programy do zarządzania kancelarią 2024”. Więcej informacji o raporcie znajdziesz tutaj.
Spisz własne potrzeby i cele biznesowe
Przed podjęciem decyzji o zakupie i wdrożeniu programu dla kancelarii przeanalizuj swoje potrzeby funkcjonalne i techniczne, a następnie zdefiniuj cele biznesowe, które ma przynieść wdrożenie programu. Następnie zaangażuj w ten proces więcej osób na różnych stanowiskach o różnym wpływie na pracę kancelarii. Wybieraj spośród takich narzędzi, które mają największe pokrycie Waszych wymagań, jednocześnie zapewniając elastyczność co do potencjalnych zmian w przyszłości.
Testuj programy w realnych warunkach
Przetestuj dostępne systemy na rzeczywistym przykładzie, np. poprzez prowadzenie w programie jednej sprawy od początku do końca. To pozwoli ocenić prawdziwą wartość użytkową, intuicyjność interfejsu użytkownika oraz dostępność wsparcia technicznego. Nie ma drogi na skróty, wnikliwe testy programów wymagają czasu, ale wróci on do Ciebie z nawiązką, bo podejmiesz dobrą decyzję o wyborze narzędzia.
Zapewnij zespołowi spokojny czas na szkolenia z obsługi
Zapewnij kompleksowe szkolenie dla całego personelu, na wszystkich stanowiskach. Zadbaj o to, żeby Twój zespół mógł skupić się tylko na szkoleniu, nie był rozpraszany przez dzwoniących klientów i napływające maile. W ten sposób zwiększysz szanse na maksymalne wykorzystanie potencjału oprogramowania, a Twój zespół uniknie frustracji związanej z niewłaściwym użytkowaniem. Dobrze prowadzone szkolenia znacznie przyspieszają adaptację do nowego programu, ograniczają ryzyko fiaska wdrożenia lub pojawienia się problemów z wykluczeniem cyfrowym części pracowników.
Analizuj korzyści, nie tylko ceny
Wdrożenie programu dla kancelarii ma być dla ciebie inwestycją, a nie kosztem. Przy wyborze oprogramowania skup się na analizie potencjalnych korzyści, jakie może przynieść wykorzystanie konkretnych funkcji narzędzia, zamiast koncentrować się wyłącznie na jego cenie. Uwzględnij długoterminową wartość narzędzia dla kancelarii. Program musi na siebie zarabiać – to oczywiste, choć wymaga to czasu, cierpliwości i konsekwencji.
Zaangażuj się osobiście w proces wdrożenia
Partnerzy kancelarii powinni aktywnie uczestniczyć w procesie wyboru, wdrożenia i korzystania z oprogramowania. Ich zaangażowanie jest kluczowe dla podjęcia właściwej decyzji oraz przekazania entuzjazmu do zmiany dla całego zespołu. Tutaj również nie ma drogi na skróty. Jeżeli twój zespół zaobserwuje brak aktywności wspólników, sam straci motywację do użytkowania programu.
Bądź otwarty na zmiany w istniejących procedurach
Przygotuj się na zmiany w dotychczasowych, utartych procesach istniejących w kancelarii. Nie zawsze da się w pełni dopasować program do dotychczasowego sposobu funkcjonowania, na pewno jest to czasochłonne i skomplikowane, czasami jest to wręcz niewskazane. Nowe oprogramowanie może wymusić dostosowanie się do nowych sposobów działania. Zaakceptuj to jako niezbędny krok w procesie wdrażania transformacji cyfrowej Twojej kancelarii.
Zaufaj producentom
Wdrożenie oprogramowania to proces, który dostawcy przechodzili wiele razy w różnych kontekstach i sytuacjach. Zaufaj ich doświadczeniu i ekspertyzie, nie wahaj się zapytać o poradę i oczekuj, że to oni przeprowadzą twoją kancelarię przez cały proces wdrożenia.
Przygotowując listę porad skorzystaliśmy z wypowiedzi następujących osób:
Krzysztof Tarasek, współzałożyciel i członek zarządu Baseline
Maciej Priebe, CEO
Stanisław Zasada, COO i współtwórca WorkTime Expert
Marcin Szymankiewicz, Członek zarządu grupy Advisor
Krzysztof Ogorzałek współtwórca Mecenas.iT
r.pr. Rafał Rogala, wspólnik wydawcy narzędzia BlinKRS opracowanego przez Just Blink Rogala, Jachemek sp.j.
Grzegorz Zborowski, współautor systemu Applex
Krzysztof Bitel, członek zarządu Kambit sp. z o.o.
Piotr Bereziwicz, Prezes AbiFlow
Piotr Sarecki CEO Solvbot, producenta oprogramowania Infino Legal
Aidas Kavalis, Co-Founder & CPO Amberlo
Witold Wydmański, współzałożyciel Gaius Lex
Katarzyna Grzywacka, twórca Lobster
Marcin Zręda, Dyrektor Strategiczny Rynku Usług Prawnych i Przedsiębiorstw, Wolters Kluwer Polska
Chcesz wiedzieć więcej?
- Pobierz raport „Programy do zarządzania kancelarią prawną 2024”
- Umów odpłatną konsultację w sprawie wyboru programu dla Twojej kancelarii tutaj
- Dołącz do Nowocześnika:
Dodaj komentarz