Kluczowe wskaźniki efektywności w kancelarii prawnej

Z moich do­świad­czeń wynika, że więk­szość ab­sol­wen­tów prawa za­po­mnia­ła tak pod­sta­wo­wych ope­ra­cji ma­te­ma­tycz­nych jak ob­li­cza­nie pro­cen­tów, pod­sta­wo­wych wzorów z zakresu ra­chun­ku praw­do­po­do­bień­stwa, czy ob­li­cza­nie śred­niej ważonej.

Po stu­diach praw­ni­czych ich ab­sol­wen­ci z reguły nie znają też pod­sta­wo­wych pojęć z zakresu ra­chun­ko­wo­ści- istoty spra­woz­dań fi­nan­so­wych. Kiedy pytam stu­den­tów na wy­kła­dzie z fi­nan­sów przed­się­biorstw – co to jest bilans? Od­po­wia­da­ją zgodnie – jest to ze­sta­wie­nie zysków i strat.

Właśnie – finanse przed­się­biorstw – takie pojęcia jak marża, ren­tow­ność, wskaź­ni­ki efek­tyw­no­ści, dźwi­gnia ope­ra­cyj­na i fi­nan­so­wa, próg ren­tow­no­ści itd. Trudno dziś bez zna­jo­mo­ści i prak­tycz­ne­go za­sto­so­wa­nia na­praw­dę pod­sta­wo­wej wiedzy z zakresu fi­nan­sów przed­się­biorstw pro­wa­dzić spraw­nie kan­ce­la­rię prawną.

Ten wpis chciał­bym po­świę­cić wskaź­ni­kom umoż­li­wia­ją­cym lepsze zro­zu­mie­nie istoty praw­ni­cze­go biznesu, a także po­zwa­la­ją­cym na wy­zna­cza­nie celów, poprawę efek­tyw­no­ści i większe zarobki zarówno dla wła­ści­cie­li jak i całego zespołu pra­cow­ni­ków. Jednym słowem powiem czym są wskaźniki efektywności.

Niezbędna analiza efektywności

W pro­fe­sjo­nal­nie za­rzą­dza­nych przed­się­bior­stwach ważnym ele­men­tem oceny jego dzia­ła­nia jest bieżące mo­ni­to­ro­wa­nie klu­czo­wych wskaź­ni­ków efek­tyw­no­ści. Skrót KPI (key per­for­man­ce in­di­ca­tors) jest znany chyba więk­szo­ści me­ne­dże­rów. Za pomocą od­po­wied­nio do­bra­ne­go zestawu KPI można oceniać hi­sto­rycz­ne i obecne do­ko­na­nia na ob­sza­rach dzia­łal­no­ści jak kadry, finanse czy mar­ke­ting. Od­po­wied­nie do­bra­nie i zro­zu­mie­nie zna­cze­nia po­szcze­gól­nych KPI umoż­li­wia wy­chwy­ty­wa­nie źródeł nie­efek­tyw­no­ści, po­rów­ny­wa­nie swoich wyników z kon­ku­ren­cją, pla­no­wa­nie dzia­łal­no­ści, lepsze oce­nia­nie i mo­ty­wo­wa­nie pra­cow­ni­ków.

W wielu kan­ce­la­riach part­ne­rzy ana­li­zu­ją pod­sta­wo­we wskaź­ni­ki takie jak ilość wy­pra­co­wa­nych godzin, wzrost przy­cho­dów, zysków, wy­pra­co­wa­ne przez po­szcze­gól­nych praw­ni­ków przy­cho­dy. Jednak nie­wie­le kan­ce­la­rii opra­co­wa­ło swój własny system analiz wskaź­ni­ko­wych po­szcze­gól­nych aspek­tów dzia­łal­no­ści. Sto­so­wa­ne w kan­ce­la­riach, coraz lepsze z każdym rokiem ale za­zwy­czaj nie w pełni roz­wi­nię­te, nie zawsze uwzględ­nia­ją­ce mię­dzy­na­ro­do­we do­świad­cze­nia, pro­gra­my do za­rzą­dza­nia kan­ce­la­ria­mi za­wie­ra­ją moduły ana­li­tycz­ne. Zestaw sto­so­wa­nych w nich wskaź­ni­ków można jednak z suk­ce­sem roz­bu­do­wy­wać.

Warunki skutecznego KPI

Warunki, które powinny być speł­nio­ne, aby analiza KPI przy­nio­sła owoce w postaci dy­na­micz­niej­sze­go rozwoju i więk­szych do­cho­dów:

• zestaw wskaź­ni­ków po­wi­nien umoż­li­wiać badanie różnych (nie tylko fi­nan­so­wych) aspek­tów dzia­łal­no­ści,
• analizy wskaź­ni­ko­we powinny być prze­pro­wa­dza­ne re­gu­lar­nie w in­ter­wa­łach mie­sięcz­nych, kwar­tal­nych, pół­rocz­nych i rocz­nych. Przy czym dla krót­kich okresów wy­star­czy mierzyć kilka bardzo pod­sta­wo­wych wskaź­ni­ków, a analiza roczna powinna za­wie­rać całe ich spek­trum,
• wskaź­ni­ki powinny być gro­ma­dzo­ne w stan­dar­do­wej, atrak­cyj­nej i po­wta­rzal­nej formie – w postaci pi­sem­nych ra­por­tów,
• same wskaź­ni­ki mogą być z po­wo­dze­niem liczone w ar­ku­szach kal­ku­la­cyj­nych (np. Excel), ale system in­for­ma­tycz­ny kan­ce­la­rii musi do­star­czać pre­cy­zyj­nych danych do wy­li­cze­nia wskaź­ni­ków,
• part­ne­rzy i osoby za­an­ga­żo­wa­ne w za­rzą­dza­nie kan­ce­la­rią powinny w trakcie spotkań or­ga­ni­zo­wa­nych po przy­go­to­wa­niu okre­so­wych analiz (nie­ko­niecz­nie mie­sięcz­nych ale już z pew­no­ścią kwar­tal­nych) – odbywać spo­tka­nia po­świę­co­ne omó­wie­niu re­zul­ta­tów tych analiz,
• wskaźniki efektywności powinny stać się ważnym na­rzę­dziem pla­no­wa­nia i wy­zna­cza­nia celów na kolejne lata dzia­łal­no­ści.

Analizy wskaź­ni­ko­we powinny prze­pro­wa­dzać re­gu­lar­nie wszyst­kie kan­ce­la­rie. Te kil­ku­oso­bo­we również, przy czym w miarę wzrostu zakresu dzia­łal­no­ści zestaw wskaź­ni­ków po­wi­nien być roz­bu­do­wy­wa­ny.

Wskaź­ni­ki są jak zielone, po­ma­rań­czo­we i czer­wo­ne lampki w kabinie pilota, który dzięki nim właśnie bez­piecz­nie pro­wa­dzi samolot do celu.

Czy po­słu­gu­ją się Państwo takimi na­rzę­dzia­mi?