CO DELEGOWAĆ?

W poprzednim wpisie poruszyłem temat delegowania i jego niewątpliwych zalet zarówno dla prawników, klientów jak i kancelarii.

Starszym prawnikom wydaje się często, że ich obowiązki są zbyt trudne, by powierzyć je młodszym stażem. Dodatkowo, podjęte wcześniej spontanicznie próby oddelegowania zadań kończyły się fiaskiem. W konsekwencji wpadamy w błędne koło braku czasu i braku zaufania.

Schemat ten działa jak samospełniająca się przepowiednia w postaci ograniczającego przekonania : “mojej pracy nie da się oddelegować” i powracającej myśli „lepiej będzie, jak zrobię to sam/a”. 

W ten sposób wielu prawników zamyka się na wiele lat na możliwości, które daje skuteczne delegowanie.

Podczas prowadzonych szkoleń dla kancelarii wielokrotnie słyszałem stwierdzenia takie jak:

“Większość rzeczy które robię jest trudna. Aplikanci nie są do tego przygotowani.”

“Próbowałem zlecić coś aplikantowi. Skończyło się na tym, że musiałem wykonać dwa razy więcej pracy.”

„Młode pokolenie ma zupełnie inne wartości jeżeli chodzi o pracę – o 17:00 biurko jest zamknięte, bo o 17:30 jest joga.”

Gdy jednak zbadamy dokładnie strukturę naszej pracy, okaże się, że zadań do oddelegowania jest mnóstwo – w każdej kancelarii. Bez wyjątku.

Jak to zmienić?

Zobaczcie Państwo jakie pomysły na „rzeczy do delegowania” generują uczestnicy moich warsztatów menadżerskich dla prawników (to tylko skromna część z obszernej listy):

• rzeczy, których nie lubię,
• analizy wielu dokumentów,
• przegląd akt, streszczenie stanu faktycznego.
• projekty prostych dokumentów,
• dokumenty powtarzalne,
• czasami trudne sprawy jeżeli nie są pilne,
• rzeczy nieistotne,
• wprowadzanie danych do formularzy i tabel,
• projekty maili od starszego prawnika do klienta,
• edycja prezentacji PowerPoint,
• przygotowanie propozycji argumentacji.

Okazuje się więc, że każdy z nas wykonuje czynności, które da się zdelegować, ponieważ np.:

• są powtarzalne,
• niosą niskie ryzyko,
• nie są pilne, 
• są poniżej kompetencji delegującego,
• po wydzieleniu z większej całości okazują się proste itd.

Od czego zacząć?

Na początek proponuję dwa proste rozwiązania.

Pierwszą z proponowanych przeze mnie metod jest ćwiczenie mentalne “najważniejsze pytanie”. Chodzi o wypracowanie najistotniejszego ze wszystkich nawyków. Jest to nawyk „myślowy”, który możemy wyrabiać w sobie już dziś.

Ten nawyk to automatyczne pytanie zadawane samemu/samej sobie, w momencie pojawienia się nowego zadania:

„Czy ja muszę koniecznie wykonać to osobiście?”

Zobaczmy jak wygląda to pytanie na życiowych przykładach:

“Czy to ja muszę szukać orzecznictwa czy może to zrobić aplikant?”
“Czy to ja muszę zrobić prezentację czy może ją zrobić asystent?”
“Czy to ja muszę umówić spotkanie czy może to zrobić sekretarka?”

To pytanie należy nauczyć się odmieniać przez wszystkie formy, przypadki i możliwości.

Zobaczysz, że w miarę upływu czasu będziesz dostrzeżegać coraz więcej spraw, które nadają się do delegowania. Wtedy będziesz mógł zrobić następny krok.

Drugą proponowaną przeze mnie metodą jest proces selekcji. Potraktuj to jako samorozwojowe zadanie domowe:

• daj sobie czas i stwórz szczegółową listę swoich zadań (możesz użyć zapisów czasu pracy, możesz zrobić burzę mózgów w zespole),
• wybierz dwa powtarzalne lub niezbyt trudne zadania (np. umawianie spotkań, kompletowanie dokumentów, pisemne podsumowanie spotkania),
• przygotuj się do rozmowy z podwładnym zgodnie z zasadami, które znajdziesz w kolejnych wpisach (wkrótce),
• działaj!

Po pierwszych próbach wyciągnij wnioski – co poszło dobrze, co zrobiłam źle. Wprowadź zmiany w swoim zachowaniu, a następnie deleguj kolejne zadania.

Zobaczysz jak z każdym miesiącem rośnie Twoja efektywność, a w kalendarzu pojawia się przestrzeń na nowe wyzwania.

W tym momencie pojawia się często pytanie: komu i jak skutecznie zlecić wykonanie zadania? Te tematy podejmę w kolejnych wpisach!