Odbywam rocznie ok. 100 pogłębionych wywiadów z prawnikami pracującymi w kancelariach. Wywiady są narzędziem, które wykorzystuję w trakcie audytów biznesowych. Dzięki nim dowiaduję się, jak wygląda zarządzanie kancelarią z perspektywy zarówno właścicieli, jak i prawników oraz personelu administracyjnego.
Tematem, który wraca jak bumerang przy niemal każdym audycie jest umiejętność delegowania zadań. A właściwie jej niedostatek.
W niemal każdej kancelarii odnajduję doświadczonych prawników niezadowolonych z umiejętności tych początkujących, oraz młodszych prawników, którzy są sfrustrowani współpracą z szefem.
Co słyszę od szefów? Oto kilka autentycznych wypowiedzi z moich notatek audytowych:
„Mam problemy ze znalezieniem odpowiednich kandydatów do pracy. Obecni aplikanci mają wygórowane oczekiwania i wyobrażenia. Potem okazuje się, że nie mają podstawowych umiejętności.”
„Popełniają podstawowe błędy, brakuje im refleksji, zapominają często o podstawowych sprawach.”
„Mam negatywne doświadczenia, wolę zadania wykonywać samodzielnie. To zbyt duża odpowiedzialność przed klientem”
Co mówią młodsi prawnicy?
„Szef daje zadanie, mówi kilka zdań a potem trzeba się domyślać.”
„Jak mnie wzywa do siebie to żołądek się ściska, serce wali, ręce się pocą.”
„Boję się odezwać, układam sobie w głowie pytania, boję się, że wszystko będzie odebrane jako błąd i dostanę komentarz „powinnaś już to wiedzieć.”
Barier w delegowaniu jest wiele – ograniczające przekonania, niedostatki warsztatu menedżerskiego, osobowość, nieskuteczny system rekrutacji, system wynagrodzeń – to tylko niektóre z nich.
W tej serii wpisów chcę pokazać, że umiejętność delegowania można rozwinąć podobnie, jak umiejętność pisania pism procesowych. Chcę przekonać Państwa do tego, że wydoskonalenie tej umiejętności przynosi ogromne korzyści wszystkim interesariuszom – właścicielom, bardziej i mniej doświadczonym prawnikom oraz klientom.
Zajmę się kolejno 4 wątkami:
- Po co delegować?
- Co można zdelegować?
- Komu warto delegować?
- Jak konkretnie to robić?
Zacznijmy od korzyści – czyli „po co?”.
Dla mnie osobiście, delegowanie pozwala na pełniejsze wykorzystanie mojego potencjału. Zamiast robić powtarzalne rzeczy i popadać w rutynę, wygospodarowuję czas na te czynności, które wymagają ode mnie pewnego wysiłku, ale sprawiają, że się rozwijam.
Życie jest krótkie, nie chcę tracić czasu na czynności, które już umiem wykonywać, a które mógłby wykonać ktoś inny. Ta osoba, z kolei, nauczy się nowych umiejętności i również skorzysta na współpracy.
Pochylmy się nad liczbami. Załóżmy, że dzięki delegowaniu oszczędziliśmy zaledwie 15 minut pracy dziennie. Jakich oszczędności możemy spodziewać się, pracując średnio 230 dni w roku?
15 minut x 230 dni pracy = 58 godzin rocznie!
Dla niektórych prawników największą korzyścią delegowania będzie to, że zlecając część pracy będą mogli uczyć się nowych rzeczy, doskonalić umiejętności. To charakterystyczne dla pracowników wiedzy. Lubimy mieć poczucie celu, autonomii i chcemy się rozwijać. Nasz mózg “lubi” kiedy wychodzimy z rutyny i uczymy się czegoś nowego. No i wpływa to znakomicie na kondycję umysłu oraz przeciwdziała wypaleniu zawodowemu. Możliwość rozwoju nowych kompetencji jest dla nas nagrodą samą w sobie.
Dla innych decydujące znaczenie będzie miał czas jako taki – to w końcu jest prawdziwa waluta kancelarii. Gdy ilość zadań, które ma wykonać prawnik, przekracza jego możliwości czasowe pojawia się dylemat. Zostawać po godzinach? Negocjować terminy? Odmawiać nowym klientom? Podnieść stawki? Być może najlepszym rozwiązaniem (obok podniesienia stawek oczywiście), jest rozwinięcie umiejętności delegowania?
Do tego dochodzi tempo świata i fakt, że wszystko musi być „na wczoraj”. Dla klientów biznesowych sprawność działania to jedno z podstawowych kryteriów oceny kancelarii. Nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego sami i utrzymać odpowiedniej jakości – skuteczne delegowane podnosi jakość zarówno usługi jak i obsługi.
Pieniądze. Doświadczony prawnik, który pracuje bez wsparcia podwładnych, ma ograniczone możliwości wzrostu wynagrodzenia i awansu. Jego wynagrodzenie to pochodna wynagrodzenia kancelarii – może otrzymać 30-35% z tej kwoty. Aby otrzymać wyższe wynagrodzenie, powinien wspierać swoją pracę pracą młodszych, niżej wynagradzanych prawników. Dzięki temu jest w stanie dobrze zarabiać, utrzymując jednocześnie odpowiednią rentowność zleceń.
Uczestnicy jednego z moich szkoleń z delegowania dla prawników tak opisali dostrzegane przez nich korzyści:
- więcej czasu na prace strategiczne,
- wyższa rentowność zleceń,
- korzystanie z wiedzy i doświadczenia innych,
- rozwój zespołu,
- ograniczenie błędów,
- więcej wykonanych zadań,
- integracja zespołu,
- mniej stresu,
- szybsza realizacja zleceń dla klientów,
- zadowolony pracownik,
- przygotowywanie osób do samodzielnej pracy – szybciej,
- mniejsze napięcia i stres,
- zwiększenie przychodów – więcej czasu na relacje,
- więcej czasu na odpoczynek.
Dlaczego tylu prawników nie wykorzystuje w pełni potencjału delegowania? Z wielu przyczyn zastanówmy się nad jedną – ograniczające przekonania – zobaczcie Państwo, jaki mechanizm prowadzi do ich powstawania:
- doświadczony prawnik nie był nigdy uczony sztuki delegowania, choć wierzył, że potrafi to robić,
- partnerzy zdecydowali, że przyszedł czas na oddanie mu pod opiekę początkującego aplikanta,
- kiedy prawnik zaczął zlecać zadania aplikantowi, rezultat był opłakany,
- prawnik był przekonany, że dobrze zdelegował zadanie, choć było zupełnie inaczej (nie miał świadomości, że robi to źle),
- irytacja doświadczonego prawnika rosła z każdym zadaniem,
- z każdym tygodniem rosło też przekonanie, że “lepiej, kiedy zrobię to sam”.
To tylko jedno ze zjawisk, które obserwuję w obszarze delegowania. Innym przykładowym problemem jest taka konstrukcja systemu wynagrodzeń, która zachęca prawników raczej do “trzymania godzin przy sobie”, niż do zdelegowania ich na młodszych stażem prawników.
Dobra wiadomość i autopromocja – trening umiejętności menedżerskich może to szybko zmienić. Prawnicy już po kilku godzinach zmieniają swoje przekonania i zachowania. Czy chcą się Państwo tego nauczyć?
W kolejnych wpisach wskażę co można delegować, jak przygotować się do delegowania i w jaki sposób komunikować się z podwładnym.
Dodaj komentarz