Rentowność kancelarii prawnych

“Nasza kancelaria rośnie od lat, zatrudniamy coraz więcej prawników, przychody są coraz większe ale mamy wrażenie, że w naszych budżetach domowych pieniędzy nie przybywa.” – takie zdanie słyszę często od Partnerów, którzy rozważają rozpoczęcie prac nad strategią rozwoju lub stoją przed podjęciem kluczowych decyzji, wpływających na przyszłość swojego biznesu.

A powinno być inaczej – każdy procent wzrostu przychodów powinien przekładać się na jeszcze większy procentowo wzrost zysku. Zjawisko to wynika z faktu, że po pokryciu kosztów stałych* (np. wynajem biura, wynagrodzenie firmy sprzątającej), wraz ze wzrostem przychodów rosną tylko koszty zmienne (pensje prawników, telefony, materiały biurowe itd.). Przyrost zysku powinien być zatem większy niż przyrost przychodów.

Jeżeli wzrost przychodów nie przekłada się na co najmniej proporcjonalny wzrost zysków oznacza to, że kancelaria ma problemy z zarządzaniem rentownością.

O potencjalnych przyczynach problemów z rentownością napiszę innym razem, natomiast tutaj chciałbym skoncentrować się na samym wskaźniku rentowności. Jego precyzyjne obliczenie nie jest bowiem wcale takie proste.

Nowe czasy – nowe priorytety

Jednym z najbardziej odczuwalnych zjawisk w latach 90-tych i pierwszej dekadzie XXI wieku był dynamiczny wzrost przychodów kancelarii prawnych. Popyt na usługi rósł szybko, liczba prawników (szczególnie z uprawnieniami) nie wzrastała w porównywalnym tempie i niemal każdy prawnik rozpoczynający swój biznes mógł liczyć na sukces i dynamiczny wzrost przychodów.

W tamtych latach problemem był nie tyle napływ nowych klientów i zleceń ale raczej zapewnienie możliwości sprawnej obsługi tych zleceń na odpowiednim poziomie. Wzrosty obrotów na poziomie przekraczającym 20-30% rocznie były standardem, stawki godzinowe były wysokie a zyski satysfakcjonowały właścicieli. Oczywiście, dobrze zarządzane kancelarie obliczały podstawowe wskaźniki rentowności, a przy każdej wycenie zlecenia Partnerzy kierowali się przyjętymi założeniami docelowej rentowności. Głębsze analizy były jednak wykonywane rzadko – priorytetem był wzrost.

Dzisiaj coraz trudniej jest utrzymać dynamikę wzrostu przychodów na poziomie 20% – udaje się to często małym kancelariom oraz kancelariom większym, które (często dzięki dobrej strategii) „złapały wiatr w żagle”. Wiele firm prawniczych obserwuje zatrzymanie a nawet spadek przychodów. Partnerzy martwią się często o sprzedaż nie zauważając niejednokrotnie, że kancelarie posiadają ukryte rezerwy zysku, które można “wydobyć” zwiększając efektywność i optymalizując koszty prowadzonej działalności.

Nadszedł czas pracy nad rentownością działalności i dlatego w tym, oraz w następnych wpisach chciałbym podzielić się z Państwem kilkoma refleksjami na temat istoty, sposobów pomiaru i optymalizacji rentowności kancelarii.

Rentowność – wyjaśnienie

Oto definicja: „Rentowność to jeden ze wskaźników pomiaru efektywności kancelarii pokazujący procentowo lub ułamkowo wyrażony stosunek zysku do jakiejś kategorii finansowej.” Wskaźnik rentowności bywa też nazywany wskaźnikiem zyskowności, dochodowości, stopą zwrotu**.

W zależności od tego, do jakiej kategorii finansowej porównujemy poziom zysku, rozróżniamy różne rodzaje rentowności – i tak, na przykład:

• jeżeli zestawiamy zysk brutto (przed opodatkowaniem) z przychodami kancelarii – otrzymamy wskaźnik rentowności brutto przychodów,
• jeżeli porównamy zysk z inwestycji z wielkością poczynionych nakładów inwestycyjnych – otrzymamy wskaźnik rentowności inwestycji.

Najczęściej analizowanym przez Partnerów wskaźnikiem rentowności jest rentowność sprzedaży (przychodów). Jeżeli Partnerzy przeprowadzają regularne analizy finansowe swojego biznesu, do czego zachęcam i w czym mogę pomóc:

• obliczają udział koszów utrzymania pracowników merytorycznych (w tym Partnerów szacując hipotetyczną wartość ich osobistej pracy) w przychodach,
• obliczają udział kosztów pozostałych (tzw. „overhead”) w przychodach,
• obliczają rentowność przychodów (sprzedaży) – dochody brutto/przychody ze sprzedaży.

Opracowanie zestawienia obejmującego przychody, koszty prawników, pozostałe koszty i zysk oraz obliczenie rentowności sprzedaży leży w zakresie możliwości nawet najmniejszej kancelarii. Jeżeli Państwo tego nie robią – zdecydowanie polecam wykonanie tego ćwiczenia i to w horyzoncie 3-5 ostatnich lat działalności kancelarii. Wyniki z pewnością skłonią Państwa do wielu ciekawych przemyśleń. To jednak dopiero punkt wyjścia do dalszych analiz, które mogą w istotny sposób przełożyć się na praktyczne działania i zaowocować wzrostem zyskowności.

Przyjętym w branży punktem odniesienia (tzw. konsensusem rynkowym) jest sytuacja, w której wszystkie trzy wskaźniki (tzn. (1) koszty prawników/przychody, (2) “overhead”/przychody i (3) zysk/przychody) oscylują wokół 33%. Jeżeli udział rentowności sprzedaży przekracza 33% – wyniki można uznać za satysfakcjonujące, jeżeli wynosi mniej niż 33% – warto pochylić się nad sytuacją kancelarii i przeprowadzić dogłębniejszą diagnozę. Zaznaczam, że wspomniana wielkość wskaźnika to tylko punkt odniesienia, duże przybliżenie nie pasujące do każdej kancelarii – pomaga jednak w ocenie własnej efektywności. Wiele kancelarii może pochwalić się znacznie wyższą rentownością, choć dla osób spoza organizacji jej badanie przysparza wielu problemów metodologicznych. Problem bierze się stąd, że wynagrodzenia partnerskie związane z wykonywaną przez Partnerów pracą nie są ujmowane w kosztach uzyskania przychodów i trudno jest jednoznacznie ocenić, jaka byłaby rentowność wynikająca ze sprawozdań finansowych, gdyby w kosztach ująć te wynagrodzenia.

Warto również zaznaczyć, że dążeniem kancelarii powinna być nie tyle maksymalizacja rentowności, co raczej jej optymalizacja. Minimalizowanie kosztów prowadzonej działalności za wszelką cenę nie jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ prędzej czy później odbija się na jakości, nie sprzyja zatrzymywaniu talentów.

Rentowność przychodów – i czego jeszcze?

Wielu Partnerów poprzestaje na analizie rentowności przychodów. Tymczasem wskaźnik taki, obliczony na poziomie całych rocznych (półrocznych, kwartalnych) wyników finansowych całej kancelarii – to dopiero punkt wyjścia do dalszych analiz. Dobrze przeprowadzona diagnoza zazwyczaj pomaga w ustaleniu obszarów działania kancelarii, w których możliwa jest poprawa rentowności.
Za absolutnie niezbędne wskaźniki, które powinny być regularnie obliczane w każdej kancelarii prawnej zatrudniającej nawet kilku prawników uważam:

• rentowność klientów – wskaźnik pokazujący stosunek kosztów osobowych kancelarii w relacji do przychodów od poszczególnych klientów lub (w wersji bardziej zaawansowanej) wszystkich kosztów bezpośrednich i pośrednich przypisanych poszczególnym klientom do generowanych od nich przychodów,
• rentowność zleceń – wskaźnik pokazujący dochodowość każdego zlecenia kancelarii,
• rentowność prawników – wskaźnik obrazujący relację kosztów utrzymania poszczególnych prawników do kwot generowanych przez nich przychodów,
• rentowności zespołów – jeżeli w kancelarii działają zespoły specjalizacyjne czy branżowe.

Kancelarie posiadające rozwinięte umiejętności analityczne i narzędzia do analityki finansowej stosują również inne wskaźniki – np. obliczają zwrot z nakładów na działalność promocyjną, poszczególnych narzędzi promocji a nawet konkretnych przedsięwzięć marketingowych (np. ze współorganizowanej przez kancelarię konferencji).

Obliczanie wskaźników innych niż rentowność przychodów to zadanie trudne. Napotykamy w tym procesie szereg trudności, pojawiają się pytania takie jak:

• jak przypisać przychody prawnikowi, w przypadku gdy nad ryczałtowo rozliczanym zleceniem pracowało kilku prawników o różnym stopniu doświadczenia?
• jak obliczać koszty osobowe zespołu w sytuacji, w której prawnicy są “wypożyczani” do pracy w innym zespole?
• jakim kluczem przypisywać do konkretnego zlecenia/prawnika/zespołu koszty pośrednie (np. koszty personelu administracyjnego)?

* precyzyjniej rzecz ujmując, prawie wszystkie koszty kancelarii są kosztami zmiennymi, bo im większa firma, tym większe wynajmuje powierzchnie, kupuje więcej sprzętu i licencji. Powiedzmy jednak, że zmienność niektórych kosztów jest mniejsza a innych większa.** pojęcia te nie są tożsame, nie będę tu jednak analizował różnic (czasem subtelnych)