Jak skuteczniej zarządzać sprawami kancelarii? Naucz się zarządzać projektami

Umie­jęt­ność za­rzą­dza­nia pro­jek­ta­mi (project ma­na­ge­ment, PM) to jedna z wielu umie­jęt­no­ści nie­zbęd­nych do za­rzą­dza­nia nawet nie­wiel­ką kan­ce­la­rią prawną. Umie­jęt­no­ści tej, po­dob­nie jak i wielu po­zo­sta­łych, nie znają ab­sol­wen­ci studiów praw­ni­czych. Warto się jej nauczyć i uniknąć kosz­tow­nych nie­po­wo­dzeń i nie­opty­mal­nych działań. Wdro­że­nie me­to­do­lo­gii za­rzą­dza­nia pro­jek­ta­mi pozwoli za­cho­wać Ci spokój, zapewni po­czu­cie pa­no­wa­nia nad sy­tu­acją a także sprawi, że bę­dziesz po­ro­zu­mie­wał się ze swoimi klien­ta­mi wspól­nym ję­zy­kiem.

Na czym polega za­rzą­dza­nie pro­jek­ta­mi?

Pro­jek­tem jest zestaw zadań, które mają do­pro­wa­dzić w okre­ślo­nym czasie do re­ali­za­cji za­ło­żo­ne­go celu.

W Twojej kan­ce­la­rii pro­wa­dzo­nych jest dzie­siąt­ki pro­jek­tów – są to zarówno pro­jek­ty ze­wnętrz­ne (re­ali­zo­wa­ne dla klien­tów – np. za­ło­że­nie spółki, przy­go­to­wa­nie opinii prawnej itd.) jak i we­wnętrz­ne. Przy­kła­da­mi pro­jek­tów we­wnętrz­nych są:

• wpro­wa­dze­nie nowego systemu kom­pu­te­ro­we­go,
• stwo­rze­nie nowej strony in­ter­ne­to­wej,
• wpro­wa­dze­nie systemu mo­ty­wa­cyj­ne­go,
• opra­co­wa­nie planu fi­nan­so­we­go,
• zmiana sie­dzi­by,
• opra­co­wa­nie planu mar­ke­tin­go­we­go dla nowej usługi itd.

Co łączy te wszyst­kie pro­jek­ty? 
Wszyst­kie są zwią­za­ne z jednym przed­się­bior­stwem, które musi ponosić koszty ich re­ali­za­cji. Dlatego trzeba sko­or­dy­no­wać ich prze­bieg w czasie tak, aby nie ku­mu­lo­wa­ły się wydatki.

Wszyst­kie te pro­jek­ty pro­wa­dzą ludzie – za­trud­nie­ni w Kan­ce­la­rii oraz ze­wnętrz­ni kon­sul­tan­ci. Ich pracę trzeba sko­or­dy­no­wać w czasie, aby nie prze­cią­żać za­da­nia­mi po­je­dyn­czych osób. Człon­ko­wie zespołu re­ali­zu­ją­ce­go projekt muszą dobrze ro­zu­mieć jego cel, swoje zadania, po­trze­bu­ją spraw­nej ko­mu­ni­ka­cji.

Każdy z tych pro­jek­tów prze­cho­dzi przez kilka faz: ini­cja­cja, pla­no­wa­nie, wy­ko­ny­wa­nie, mo­ni­to­ro­wa­nie, ukoń­cze­nie. Błędy po­peł­nio­ne w po­szcze­gól­nych fazach (szcze­gól­nie ini­cja­cji i pla­no­wa­nia) mszczą się nie tylko na prze­bie­gu pro­jek­tu ale na całej firmie. Wyobraź sobie, że chcesz wpro­wa­dzić w Kan­ce­la­rii system elek­tro­nicz­ne­go obiegu do­ku­men­tów. Jeżeli w fazie pla­no­wa­nia nie prze­zna­czysz od­po­wied­nio dużo czasu na zna­le­zie­nie wszyst­kich do­staw­ców roz­wią­zań in­for­ma­tycz­nych i wyboru NAJ­LEP­SZE­GO z punktu wi­dze­nia Twoich potrzeb i moż­li­wo­ści – ist­nie­je bardzo duże praw­do­po­do­bień­stwo, że wy­bie­rzesz roz­wią­za­nie gorsze od opty­mal­ne­go – w długiej per­spek­ty­wie stra­cisz miliony.

Są jeszcze inne ele­men­ty łączące te pro­jek­ty. I tak np. każdy z nich po­wi­nien za­pew­nić od­po­wied­nią jakość koń­co­we­go roz­wią­za­nia. Każdy projekt wiąże się z ry­zy­kiem itd.

Aby po­łą­czyć te wszyst­kie ele­men­ty – zasoby fi­nan­so­we, zasoby ludzkie, wybór opty­mal­ne­go sposobu re­ali­za­cji celu, za­pew­nić od­po­wied­nią jakość itd. za­sto­suj me­to­do­lo­gię PM. Jak to zrobić?

Pro­po­nu­ję na po­czą­tek trzy dzia­ła­nia:

•  po­szu­kaj w sieci stron po­świę­co­nych PM,
•  pobierz z sieci i pobaw się dar­mo­wym pro­gra­mem Gant­t­Pro­ject, za­pla­nuj jeden ze swoich pro­jek­tów przy pomocy tego pro­gra­mu,
•  kup jedną z książek na temat PM.

A naj­le­piej zapisz się na jakieś szko­le­nie z tego zakresu.

Kiedy uczyłem się me­to­do­lo­gii PM byłem na po­cząt­ku prze­stra­szo­ny zło­żo­no­ścią me­to­do­lo­gii. Te­sto­wa­łem na przy­kład jeden z naj­po­pu­lar­niej­szych pro­gra­mów Mi­cro­soft Project Manager (możesz go pobrać z sieci i te­sto­wać chyba 60 dni) ale ilość opcji przy­pra­wia­ła mo­men­ta­mi o zawrót głowy.

Na końcu okazało się, że na po­trze­by nawet kil­ku­dzie­się­cio­oso­bo­wej kan­ce­la­rii prawnej wy­star­czy zna­jo­mość pod­sta­wo­wych zasad i proste na­rzę­dzie in­for­ma­tycz­ne (polecam jeszcze raz program Gant­t­Pro­ject ale nie za­po­zna­łem się jeszcze z moż­li­wo­ścia­mi nowego Outlo­oka więc może roz­wią­za­nie jest pod ręką).

W nie­któ­rych kan­ce­la­riach part­ne­rzy bardzo świa­do­mie or­ga­ni­zu­ją pracę nad pro­jek­ta­mi, ko­rzy­sta­jąc z me­to­do­lo­gii PM. Nie­ste­ty, więk­szość praw­ni­ków nie ma wiedzy z zakresu za­rza­dza­nia i pro­jek­ta­mi kieruje w sposób in­tu­icyj­ny. Takie in­tu­icyj­ne po­dej­ście wiąże się z istot­ny­mi stra­ta­mi fi­nan­so­wy­mi. Straty te wy­ni­ka­ją między innymi z wyboru nie­opty­mal­nych roz­wią­zań (np. nie­naj­lep­sze­go systemu kom­pu­te­ro­we­go), roz­wle­ka­niu pro­jek­tów w czasie, ge­ne­ro­wa­niu nie­prze­wi­dzia­nych kosztów, po­wsta­wa­niu napięć między pra­cow­ni­ka­mi itd.

Objawem braku wy­ko­rzy­sta­nia wiedzy o za­rzą­dza­niu pro­jek­ta­mi są wy­bu­cha­ją­ce raz po raz „pożary” zwią­za­ne z brakiem rąk do pracy, przej­ścio­wy­mi kło­po­ta­mi z płyn­no­ścią fi­nan­so­wą, zmien­no­ści decyzji.

Roz­wią­za­niem tych pro­ble­mów jest wdro­że­nie uprosz­czo­nej me­to­do­lo­gii PM w Kan­ce­la­rii prawnej. PM to sposób my­śle­nia, to zestaw na­rzę­dzi in­for­ma­tycz­nych, to sposób współ­pra­cy z pra­cow­ni­ka­mi.

Umie­jęt­ność za­rzą­dza­nia pro­jek­ta­mi nie gwa­ran­tu­je sukcesu Twojej Kan­ce­la­rii. Znacz­nie waż­niej­sze czyn­ni­ki sukcesu to stra­te­gia, struk­tu­ra, procesy i na­rzę­dzia. O tym jednak innym razem.