Gdzie są moje pieniądze? Znowu o wskaźnikach efektywności

Wracam do pod­ję­te­go przed dwoma mie­sią­ca­mi tematu klu­czo­wych wskaź­ni­ków efek­tyw­no­ści. Ten wpis po­wi­nien za­in­te­re­so­wać wszyst­kich part­ne­rów za­sta­na­wia­ją­cych się – Gdzie są moje pie­nią­dze?

Z kil­ku­dzie­się­ciu wskaź­ni­ków efek­tyw­no­ści (KPI – key per­for­man­ce in­di­ca­tors) wska­za­łem we wpisie z lutego dwa – współ­czyn­nik uty­li­za­cji (U) oraz współ­czyn­nik re­ali­za­cji stawek (R).

Pierw­szy ze współ­czyn­ni­ków dotyczy stopnia wy­ko­rzy­sta­nia do­stęp­nych mocy pro­duk­cyj­nych kan­ce­la­rii i wyraża się go albo jako procent czasu za­re­je­stro­wa­ne­go przez praw­ni­ka dla klien­tów w sto­sun­ku do czasu do­stęp­no­ści praw­ni­ka dla pra­co­daw­cy. Po­nie­waż część czasu pracy praw­ni­ków nie jest re­je­tro­wa­na – np. czas od­po­czyn­ku, rozmowy w ko­ry­ta­rzu, nauki itd. – współ­czyn­nik ten po­ka­zu­je, jak wy­ko­rzy­stu­je swój czas prawnik prze­by­wa­ją­cy w pracy. Współ­czyn­nik R wyraża się jednak naj­czę­ściej w go­dzi­nach za­re­je­stro­wa­nych w ciągu roku/mie­sią­ca dla klien­tów.

Ile czasu po­wi­nien re­je­stro­wać dla klien­tów prawnik w Twojej kan­ce­la­rii? Badania prze­pro­wa­dzo­ne w Stanach Zjed­no­czo­nych na kil­ku­set kan­ce­la­riach praw­nych wy­ka­za­ły, że prawnik z 4 letnim do­świad­cze­niem “czar­dżu­je” (uwiel­biam ten slang) prze­cięt­nie 1939 godzin rocznie, czyli ponad 160 godzin mie­sięcz­nie. Part­ne­rzy po­świę­ca­ją część czasu pracy na sprawy we­wnętrz­ne kan­ce­la­rii i re­je­stru­ją prze­cięt­nie 1640 godzin rocznie!

Za­ska­ku­ją­ce, prawda? Myślę że w nie­wie­lu kan­ce­la­riach praw­nych w Polsce udaje się osiągać choćby zbli­żo­ne do ame­ry­kań­skich wskaź­ni­ki. Różnice wy­ni­ka­ją z pew­no­ścią z innej kultury pracy, innej efek­tyw­no­ści wy­ko­rzy­sta­nia czasu pracy, mniej­szej kon­ku­ren­cyj­no­ści sektora itd. To temat na odrębną dys­ku­sję. Idźmy jednak dalej.

Drugi ze ab­so­lut­nie klu­czo­wych czyn­ni­ków (R) po­ka­zu­je różnicę po­mię­dzy fak­tycz­nie wy­pra­co­wa­ny­mi przez praw­ni­ka przy­cho­da­mi a przy­cho­da­mi, które hi­po­te­tycz­nie powinny zostać wy­pra­co­wa­ne, biorąc pod uwagę ilość za­re­je­stro­wa­nych godzin i stawkę za godziny pracy. Gdyby wszyst­kie kan­ce­la­rie sprze­da­wa­ły 100% godzin za­re­je­stro­wa­nych – part­ne­rzy nie mu­sie­li­by obawiać się o swoją przy­szłość. W rze­czy­wi­sto­ści na dobrze roz­wi­nię­tych rynkach współ­czyn­nik ten wynosi ok. 85-95% a w Polsce?

Zo­bacz­my jak nie­efek­tyw­ne są Polskie kan­ce­la­rie się­ga­jąc do ostat­nie­go ran­kin­gu Rzecz­po­spo­li­tej i do­ko­nu­jąc pro­ste­go ob­li­cze­nia przy­cho­dów przy­pa­da­ją­cych na praw­ni­ka. Po­nie­waż część kan­ce­la­rii – czapki z głów – podaje swoje przy­cho­dy a jed­no­cze­śnie ilość praw­ni­ków – jeżeli po­dzie­li­my przy­cho­dy przez tą ilość otrzy­ma­my “przy­cho­dy na praw­ni­ka”. Dane, które zaraz przed­sta­wię trzeba trak­to­wać ostroż­nie – kan­ce­la­rie podają w ran­kin­gu Rzecz­po­spo­li­tej dane o różnym stopniu do­kład­no­ści.

Spośród 49 kan­ce­la­rii, które podały w tym roku przy­cho­dy i ilość praw­ni­ków:

• w 13 przy­cho­dy na praw­ni­ka prze­kra­cza­ją 20.000 zł. mie­sięcz­nie (mistrz Polski to Baker McKen­zie – ponad 70.000 złotych mie­sięcz­nie),
• w 27 przy­cho­dy wahają się w gra­ni­cach 10.000-20.000 zł. mie­sięcz­nie,
• w 9 przy­cho­dy są niższe niż 10.000 zł.

Warto za­zna­czyć, że są to dane z kan­ce­la­rii, które nie wahały się ujawnić danych fi­nan­so­wych. Za­ry­zy­ku­ję twier­dze­nie, że prze­cięt­ne przy­cho­dy na praw­ni­ka w wie­lo­oso­bo­wych pol­skich kan­ce­la­riach praw­nych nie prze­kra­cza­ją mie­sięcz­nie 10.000-12.000 złotych na praw­ni­ka. Tyle mówi mi in­tu­icja – przy­da­ły­by się rze­tel­ne badania na ten temat. Oczy­wi­ście w wielu są znacz­nie wyższe a w wielu niższe. Wyniki ran­kin­gu mówią jednak za siebie.

Jeżeli po­dzie­li­cie Państwo przy­cho­dy wy­pra­co­wa­ne przez Waszych praw­ni­ków przez ilość godzin, którą powinni oni re­je­stro­wać mie­sięcz­nie (po­wiedz­my – 150 godzin) otrzy­ma­cie rze­czy­wi­stą stawkę re­ali­zo­wa­ną przez po­szcze­gól­nych pra­cow­ni­ków. Jeżeli, na przy­kład, prawnik wy­pra­co­wu­je 10.000 złotych to (za­kła­da­jąc że po­wi­nien re­je­stro­wać 150 godzin) – jego FAK­TYCZ­NA stawka wynosi 66 złotych. A jaka jest stawka w cenniku kan­ce­la­rii? 150? 200? 250 złotych?

Nie ule­gaj­my pokusie zrzu­ca­nia winy na klien­tów – przy­czy­na tkwi w naszym sys­te­mie or­ga­ni­za­cyj­nym.

Jakie są przy­czy­ny tej nie­efek­tyw­no­ści? To temat na osobny wpis i na pewno do tego wrócę. Na po­czą­tek po­my­śl­cie może Państwo nad tym, czy w Waszej kan­ce­la­rii te­le­fo­ny do klien­tów łączy se­kre­tar­ka czy wy­stu­ku­je je na kla­wia­tu­rze radca prawny? Jaka jest pręd­kość pisania na ma­szy­nie Waszych pra­cow­ni­ków? Ile minut po­trze­bu­je­cie aby znaleźć na ser­we­rze wszyst­kie umowy dzier­ża­wy skon­stru­owa­ne przez ostat­nie 5 lat?

Źródła ni­skie­go współ­czyn­ni­ka R oraz U w Polsce po­sta­ram się prze­ana­li­zo­wać za jakiś czas. A czy­ta­ją­cych te słowa praw­ni­ków z dobrze za­rzą­dza­nych kan­ce­la­rii po­zdra­wiam i za­pew­niam, że i w Państwa firmach można po­pra­wić efek­tyw­ność i wyniki fi­nan­so­we. A czy­ta­ją­cym te słowa asy­sten­tom, kon­sul­tan­tom, star­szym kon­sul­tan­tom pragnę uświa­do­mić, że Wasze wy­na­gro­dze­nia są prostą po­chod­ną re­ali­zo­wa­nych przy­cho­dów.