2 000 złotych za godzinę pracy? Dlaczego nie?

Czy można sprze­dać godzinę pracy za 1.000-2.000 złotych? Można, jeżeli w kan­ce­la­rii wpro­wa­dzi­my system za­rzą­dza­nia wiedzą. Uważam, że dobry system za­rzą­dza­nia wiedzą jest w kan­ce­la­rii jednym z klu­czo­wych czyn­ni­ków sukcesu i piętą achil­le­so­wą wielu firm praw­ni­czych.Pan Marcin w ko­men­ta­rzu do ostat­nie­go mojego wpisu zawarł bardzo ciekawą ob­ser­wa­cję. Autor ko­men­ta­rza pisze: “Myślę, że to co po­wo­du­je mar­no­traw­stwo czasu pra­cow­ni­ka kan­ce­la­rii w Polsce, to cza­sło­chłon­ność do­tar­cia do od­po­wied­niej in­for­ma­cji. Od­na­le­zie­nie od­po­wie­dzi na pytanie, które było już “za­ła­twio­ne” w kan­ce­la­rii jest za­zwy­czaj nie­moż­li­we. Do­dat­ko­wo: na­gmin­nym jest, że w tej samej kan­ce­la­rii dwóch praw­ni­ków pracuje nad pro­ble­mem tego samego rodzaju i obaj o sobie nie wiedzą. Na opra­co­wa­nie tego samego za­gad­nie­nia idzie więc dwa razy więcej czasu niż tego problem wymaga. Dwóch pra­cow­ni­ków jest umo­czo­nych w sprawę, którą mógłby roz­strzy­gnąć jeden. O ka­ta­stro­fę gra­ni­czy sy­tu­acja, gdy – co też się prze­cież zdarza, kiedy obaj pra­cow­ni­cy udzie­la­ją sprzecz­nych od­po­wie­dzi… Brakuje – zarówno na stu­diach jak i apli­ka­cjach szkoleń z umie­jęt­no­ści za­rzą­dza­nia wiedzą. Brak jest na­rzę­dzi do tego.”

W zu­peł­no­ści zgadzam się co do tego, że brak umie­jęt­no­ści za­rzą­dza­nia wiedzą (ang. “know­led­ge ma­na­ge­ment” lub często używany skrót KM) jest jednym z głów­nych pro­ble­mów kan­ce­la­rii praw­nych w Polsce. Skut­kiem są nie­opty­mal­ne wskaź­ni­ki sa­tys­fak­cji klien­tów, ob­ni­żo­na ren­tow­ność dzia­łal­no­ści i niższe od opty­mal­nych wy­na­gro­dze­nia praw­ni­ków.

Za­rzą­dza­nie wiedzą to wy­pra­co­wa­na w latach 90-tych ubie­głe­go wieku kon­cep­cja efek­tyw­ne­go wy­ko­rzy­sta­nia zasobów wiedzy, jaką posiada przed­się­bior­stwo. Istotą tej kon­cep­cji jest sys­te­mo­we, kom­plek­so­we po­dej­ście do kwestii:

• gro­ma­dze­nia in­for­ma­cji,
• prze­twa­rza­nia (zamiany) tych in­for­ma­cji w wiedzę,
• wy­ko­rzy­sta­nia po­sia­da­nej wiedzy oraz
• ochrony po­sia­da­nej wiedzy przed utratą lub wy­ko­rzy­sta­niem przez osoby nie­upraw­nio­ne.

Każda kan­ce­la­ria prawna posiada wiedzę i ją wy­ko­rzy­stu­je. Problem w tym, że w nie­wie­lu kan­ce­la­riach proces za­rzą­dza­nia wiedzą jest uzna­wa­ny za proces klu­czo­wy – tak jak np. proces za­rzą­dza­nia kadrami czy za­rzą­dza­nia fi­nan­sa­mi. Gdyby part­ne­rzy do­wol­nej kan­ce­la­rii po­świę­ca­li pro­ce­so­wi za­rzą­dza­nia wiedzą tyle czasu, ile po­świę­ca­ją np. na przy­go­to­wy­wa­nie faktur czy pro­mo­cję usług – tempo rozwoju kan­ce­la­rii wzro­sło­by istot­nie w krótkim czasie. Im większa jest kan­ce­la­ria – tym waż­niej­sze staje się wpro­wa­dze­nie systemu za­rzą­dza­nia wiedzą.

Za­cznij­my od tego, że in­for­ma­cja to nie to samo co wiedza – na­pły­wa­ją­ce in­for­ma­cje stają się ele­men­tem wiedzy wtedy, gdy osoby je po­zy­sku­ją­ce widzą ich prak­tycz­ną przy­dat­ność dla kan­ce­la­rii i in­for­ma­cja ta zostaje wpro­wa­dzo­na do systemu.

Podam przy­kład – fakt, że jedna z naszych praw­ni­czek uro­dzi­ła dziecko jest tylko in­for­ma­cją. Ale jeżeli osoba zaj­mu­ją­ca się w kan­ce­la­rii pro­ce­sem ka­dro­wym zro­zu­mie, że zmienia się sy­tu­acja życiowa tej praw­nicz­ki – można to wy­ko­rzy­stać np. w pro­ce­sie mo­ty­wo­wa­nia (np. ak­cep­ta­cja wcze­śniej­sze­go wy­cho­dze­nia z pracy lub skromny ale sym­pa­tycz­ny prezent) – in­for­ma­cja staje się ele­men­tem wiedzy. Podałem ten przy­kład celowo, aby uświa­do­mić Państwu, że system za­rzą­dza­nia wiedzą to znacz­nie więcej niż zna­jo­mość po­sia­da­nych przez kan­ce­la­rię praw­ni­czych baz danych – obej­mu­je on wiedzę o prawie, wy­ko­ny­wa­nych przez kan­ce­la­rię zle­ce­niach, klien­tach, pra­cow­ni­kach, kon­ku­ren­tach itd. itp.

Podam inny przy­kład. Załóżmy, że zajmują się Państwo między innymi prawem bu­dow­la­nym a Wasza Kan­ce­la­ria ma 50 stałych klien­tów. Czy wiedzą Państwo, którzy z klien­tów planują w czasie naj­bliż­szych 3 lat in­we­sty­cje bu­dow­la­ne? Czy jest to wiedza pełna czy dotyczy tylko nie­któ­rych klien­tów? Czy jest to wiedza po­zy­ska­na przy­pad­ko­wo czy jest wy­ni­kiem sys­te­ma­tycz­nej, za­pla­no­wa­nej wcze­śniej dzia­łal­no­ści? Czy w ślad za po­zy­ska­ną wiedzą idą jakieś dzia­ła­nia? Czy wiedzę tą po­sia­da­ją wszyscy pra­cow­ni­cy, którzy powinni mieć do niej dostęp? Czy pra­cow­ni­cy po­zy­sku­ją­cy taką wiedzę dzielą się z nią na­tych­miast z po­zo­sta­ły­mi pra­cow­ni­ka­mi? Czy ślad po tym zostaje na piśmie czy in­for­ma­cja tkwi tylko w umy­słach ad­re­sa­tów?

A teraz jeszcze inny przy­kład. W trakcie wielu lat Państwa dzia­łal­no­ści na pewno zda­rzy­ło się Państwu nie raz, że przy okazji obsługi klien­tów we­szli­ście w po­sia­da­nie opra­co­wa­nych przez inne kan­ce­la­rie cie­ka­wych do­ku­men­tów, wzorów umów czy opinii. Sami stwo­rzy­li­ście tysiące tego typu do­ku­men­tów. Pytanie – czy jeżeli nie­daw­no za­trud­nio­ny prawnik otrzyma zle­ce­nie, które było już re­ali­zo­wa­ne w kan­ce­la­rii przez kogoś innego dotrze do do­ku­men­tów tamtego zle­ce­nia bez ko­niecz­no­ści cho­dze­nia po kan­ce­la­rii i wy­py­ty­wa­nia ko­le­ża­nek i kolegów “czy ktoś coś takiego gdzieś robił”? Czy znaj­dzie wszyst­kie przy­go­to­wa­ne w ostat­nich latach opinie lub umowy tego samego rodzaju w ciągu trzech minut czy godziny (po­licz­my – godzina dzien­nie na szu­ka­nie in­for­ma­cji * 210 dni ro­bo­czych w roku * 10 praw­ni­ków * 50 złotych kosztów ro­bo­czo­go­dzi­ny = 105.000 ZŁOTYCH ROCZNIE DLA MAŁEJ, 10 – OSO­BO­WEJ KAN­CE­LA­RII.

Inny przy­kład – czy wszyscy praw­ni­cy w Państwa kan­ce­la­rii po­tra­fią w pełni wy­ko­rzy­stać wszyst­kie bazy danych, do których dostęp ma Kan­ce­la­ria? Czy pra­cow­ni­cy wiedzą jakie znaki za­stę­pu­ją w wy­szu­ki­war­ce ciąg do­wol­nie wy­bra­nych znaków i czy po­tra­fią od­po­wied­nio do­bie­rać słowa klucze? Czy anu­lo­wa­li­ście pre­nu­me­ra­tę Prze­glą­du Po­dat­ko­we­go po­nie­waż w Lexie po­ja­wi­ły się peł­no­tek­sto­we wydania tego ar­cy­cie­ka­we­go mie­sięcz­ni­ka? Czy jeżeli ja­ki­kol­wiek prawnik prze­czy­ta ja­ki­kol­wiek artykuł, którego treść może być przy­dat­na dla innego praw­ni­ka w Kan­ce­la­rii – prze­ka­zu­je mu na­tych­miast in­for­ma­cję o tym ar­ty­ku­le? Czy ktoś ana­li­zu­je ilość takich zdarzeń oraz co dzieje się dalej z po­zy­ska­ny­mi w ten sposób in­for­ma­cja­mi?

I jeszcze jeden przy­kład. Każdy z praw­ni­ków poznaje w ciągu roku kil­ka­na­ście/kil­ka­dzie­siąt cie­ka­wych osób, które mogą być albo źródłem poleceń, albo pod­wy­ko­naw­cą – eks­per­tem, albo po­ten­cjal­nym klien­tem. Czy każdy z tych kon­tak­tów jest pod­da­wa­ny ana­li­zie czy też wi­zy­tów­ki tych osób znaj­du­ją się w szu­fla­dach praw­ni­ków, a po ich odej­ściu nikt już nie wie kto 3 lata temu spotkał się z nie­zwy­kle spraw­nym de­tek­ty­wem pry­wat­nym, z którego usług kan­ce­la­ria nigdy już nie sko­rzy­sta?

Przy­kła­dy można mnożyć i bez względu na to, jak dobrze za­rzą­dza­na jest Państwa kan­ce­la­ria – w kwestii za­rzą­dza­nia wiedzą jest na pewno wiele do zro­bie­nia i to w trzech ob­sza­rach:

• w ob­sza­rze pro­ce­dur – warto wy­pra­co­wać model za­rzą­dza­nia wiedzą – kto za co od­po­wia­da, z jaką czę­sto­tli­wo­ścią wy­ko­nu­je swoje zadania,
• w ob­sza­rze tech­no­lo­gii – warto po­szu­ki­wać systemu in­for­ma­tycz­ne­go, który pozwoli Państwu na sprawne za­rzą­dza­nie wiedzą i do­pro­wa­dzi do sy­tu­acji, w której żadna przy­dat­na in­for­ma­cja nie uciek­nie z systemu wraz z odej­ściem pra­cow­ni­ka lub poprzez zwykłe za­po­mnie­nie
• w ob­sza­rze kultury – warto opra­co­wać zestaw działań, które spo­wo­du­ją po­wsta­nie we­wnętrz­nej kultury gro­ma­dze­nia wiedzy i dzie­le­nia się wiedzą przez wszyst­kich człon­ków Państwa firmy.

Do tematu za­rzą­dza­nia wiedzą będę jeszcze wracał i pokażę przy­kła­do­we roz­wią­za­nia do­ty­czą­ce systemu za­rzą­dza­nia wiedzą. Na za­koń­cze­nie wrócę jednak do pytania za­war­te­go w pierw­szym zdaniu tego wpisu.

Klient, za­ma­wia­jąc opinię prawną lub umowę, prosi naj­czę­ściej o wstępne osza­co­wa­nie wy­so­ko­ści wy­na­gro­dze­nia i to nie­za­leż­nie od tego czy w umowie z kan­ce­la­rią są zawarte stawki go­dzi­no­we czy nie. Często re­zy­gnu­je ze stawek go­dzi­no­wych po­nie­waż woli mieć pewność co do osta­tecz­nych kosztów. Z drugiej strony, dzięki sys­te­mo­wi za­rzą­dza­nia wiedzą bły­ska­wicz­nie do­wie­dzą się Państwo, że podobna opinia/umowa jest już w kan­ce­la­ryj­nej bazie danych i praca, która 3 lata temu zajęła praw­ni­ko­wi 10-15 godzin, może być dzisiaj wy­ko­na­na w 2-3. Można zarobić za godzinę pracy 1.000 -2.000 zł.? Oczy­wi­ście, pod wa­run­kiem, że nasz system za­rzą­dza­nia wiedzą działa spraw­nie zarówno w wy­mia­rze pro­ce­dur, tech­no­lo­gii jak i (!) kultury we­wnętrz­nej.