Dlaczego nie wdrażamy w kancelarii naszych pomysłów i co z tym zrobić?

W wielu kancelariach dostrzegam problem odkładanych w nieskończoność pomysłów na organizacyjne usprawnienia. Partnerzy wiedzą, że należy wdrożyć oprogramowanie, stworzyć nową stronę, podejść wreszcie poważnie do kwestii wpisywania godzin, zatrudnić asystenta/asystentkę, przejść na dokumenty cyfrowe, zrezygnować z papierowych kalendarzy – mógłbym wymieniać w nieskończoność.

Partnerzy wiedzą, jak ważne są to wyzwania a jednak… dzieje się niewiele. Kiedy pytam, na czym polega problem, słyszę: „nie mam czasu, sprawy klientów są najważniejsze, a pod koniec dnia – nie mam już na to siły”.

Może być wiele przyczyn takiego stanu rzeczy. Tutaj zajmę się jedną – niesprawnym procesem zarządczym – już tłumaczę o co chodzi.

Na kancelarię można patrzeć z kilku perspektyw – jest to organizacja, zespół, struktura, zorganizowany zespół składników niematerialnych i materialnych… itd. Spójrzmy jednak na kancelarię z innej perspektywy – jako zbiór procesów biznesowych. Procesy biznesowe to utarte schematy postępowania, procedury, cykl następujących po sobie, powtarzalnych zdarzeń. Procesem biznesowym jest proces obsługi zlecenia, wystawiania faktur, rekrutacji pracowników, utrzymania porządku itd. Wyróżniamy trzy rodzaje procesów:

• procesy główne – najważniejsze z punktu widzenia tworzenia wartości dla parterów i klientów – np. proces tworzenia nowych usług, sprzedaży, obsługi zlecenia,
• procesy wspierające (pomocnicze) – wpierają one procesy główne – np. proces rekrutacji, zarządzania obszarem IT, księgowością, bezpieczeństwem itd.
• procesy zarządcze – to procesy, za pomocą których właściciel kancelarii tworzy i wdraża strategię, steruje całym systemem i doskonali inne procesy.

O ile właściciele kancelarii poświęcają dużo uwagi i czasu na pracę z klientami, sprzedaż i rozwiązywanie bieżących problemów organizacyjnych, często brakuje refleksji nad tym, jak w firmie działa proces zarządczy – kto, kiedy i jak opracowuje i aktualizuje strategię, jaka jest metodyka projektowania i wdrażania zmian w organizacji, jak monitoruje się sprawność procesów głównych i wspierających, jakie rutyny działania pomagają popychać do przodu projekty organizacyjne, których nie widzi klient, ale które mają strategiczne znaczenie dla rozwoju kancelarii.

W sprawnie zarządzanych, dużych przedsiębiorstwach np. produkcyjnych, wygląda to mniej więcej tak: jest strategia, ze strategii wynikają cele i projekty, projekty mają swoich menedżerów, zarząd zbiera się cyklicznie i monitoruje przebieg projektów strategicznych, dział kontrolingu dostarcza zarządowi informacji o wskaźnikach, zarząd obserwuje jak wdrażanie projektów strategicznych przekłada się na wyniki, cyklicznie modyfikuje strategię, cyklicznie rozlicza się przed właścicielem (radą nadzorczą) i zdaje relacje ze swojej działalności.

Jak mogłoby to wyglądać w kilku – kilkunastoosobowej kancelarii? Bardzo podobnie, tylko w uproszczony sposób. Jest strategia, są cele i projekty, projekty mają swoich prowadzących, partnerzy zbierają się cyklicznie i monitorują przebieg projektów, obserwują wyniki i modyfikują strategię. Proste? Tak, a jednak taki proces wdrożono tylko w niewielkiej części kancelarii. W wyniku tego większość z nich doświadcza problemów z wdrażaniem usprawnień, bo wiele świetnych pomysłów, a nawet konkretnych planów, rozpływa się w codziennej krzątaninie. I dotyczy to nie tylko dużych kancelarii, ale także niewielkich firm prawniczych. Te duże osiągnęły zresztą sukces nieprzypadkowo – wiele z nich wypracowało bowiem sprawny proces zarządczy.

Chcą Państwo popracować nad procesem zarządczym w swojej kancelarii? Możemy o tym porozmawiać 🙂